Comment concilier médiation et visioconférence?
Dans un monde en constante évolution technologique, la pratique de la médiation n’échappe pas aux transformations numériques. Faire de la médiation en visioconférence représente une véritable révolution. Cette modalité, qui a connu un essor notamment suite à la pandémie de COVID-19, pourrait s’imposer aujourd’hui comme une option viable et parfois préférable à la médiation en présentiel.
Mais quels sont les avantages, les inconvénients et les défis d’une médiation en visioconférence ? Quelles sont les meilleures pratiques à adopter pour en tirer le meilleur parti ?
4 avantages de la médiation en visioconférence
Accessibilité et flexibilité accrues
La médiation en visioconférence offre une accessibilité sans précédent. Elle permet aux parties de participer depuis n’importe quel endroit, éliminant les contraintes géographiques.
Par exemple, j’ai récemment mené une médiation impliquant une entreprise basée à Paris et son fournisseur situé à Marseille. Grâce à la visioconférence, nous avons pu organiser des réunions sans que les parties n’aient à se déplacer, économisant ainsi temps et argent. La planification des séances devient également plus souple. Il faut avouer que cela est bien pratique car nous avons toutes et tous des agendas bien chargés.
Réduction des coûts
L’aspect économique est un avantage majeur de la médiation en visioconférence. Les parties évitent les frais de déplacement, de stationnement et d’hébergement. Dans une médiation récente, les deux entreprises impliquées ont estimé avoir économisé près de 2000 euros chacune en frais de déplacement et d’hébergement. La encore, nous sommes tous concernés par la réduciton de nos frais. Ne pas prendre le train, l’avion ou la voiture est à prendre en considération et c’est un vrai plus de la visioconférence.
Environnement familier et confortable
Participer à une médiation depuis un environnement familier peut réduire le stress et l’anxiété. Les parties, notamment dans les médiations familiales, semblent plus détendues et ouvertes lorsqu’elles participent depuis leur domicile. Lors d’une médiation concernant la garde d’enfants, les parents semblaient plus à l’aise pour discuter de sujets sensibles depuis leur espace personnel. Il est parfois plus facile de libérer la parole dans un environnement connu.
Facilité d’intégration d’experts ou de tiers
La visioconférence permet d’intégrer facilement des experts ou des tiers dans le processus de médiation. Le médiateur peut faire intervenir un expert basé dans une autre ville pour clarifier des points cruciaux, sans coûts supplémentaires ni délais.
4 inconvénients et défis de la médiation en visioconférence
Risques techniques, problèmes de connexion, confidentialité et sécurité des données
La dépendance à la technologie introduit de nouveaux défis. Une médiation a dû être reportée en raison d’une panne d’internet chez l’un des participants. Ces interruptions peuvent perturber le flux de la médiation et créer de la frustration. Cela arrive et même si on peut anticiper et lister les indispensables, personne n’est à l’abri d’une coupure de la connexion.
Les préoccupations concernant la confidentialité et la protection des données restent présentes. Pour garantir la confidentialité, il faut demander au médiateur d’utiliser une plateforme sécurisée et signer un accord de confidentialité spécifique à la médiation en visioconférence. Il n’est pas inutile de mettre en place un protocole où les parties doivent confirmer qu’elles sont seules dans la pièce et qu’elles n’enregistrent pas la session.
Difficultés à créer un lien et une atmosphère de confiance
Certaines parties en médiation par visioconférence font part du fait que l’établissement d’un rapport de confiance peut être plus difficile. Pour pallier ce problème, le médiateur organise souvent une brève session individuelle avec chaque partie avant la médiation conjointe. Par exemple, dans une médiation de conflit au travail, ces sessions préliminaires ont permis de créer un lien plus personnel et de mettre les participants à l’aise avec le format virtuel.
Il faut être également attentif aux subtilités vocales et aux expressions faciales visibles à l’écran pour compenser le manque d’indices corporels complets. Le médiateur doit être concentré pour détecter certaines réactions ou comportements plus difficiles à constater qu’en présentiel.
Risque de distractions et de manque d’engagement
Dans un environnement virtuel, les participants peuvent être plus facilement distraits. Pour maintenir l’engagement, il est recommandé de faire des pauses plus fréquentes. Lors d’une médiation, on peut diviser les sessions en blocs plus courts et utiliser des sondages en ligne pour maintenir l’attention des parties.
Les longues sessions de visioconférence peuvent également entraîner une fatigue numérique. Dans une médiation complexe, au lieu de deux journées complètes, le médiateur a opté pour des sessions plus courtes. Il a décidé de six sessions de trois heures réparties sur deux semaines, ce qui a permis de maintenir un niveau d’engagement élevé tout au long du processus.
Difficultés à gérer les émotions fortes
La gestion des émotions intenses peut être plus complexe en visioconférence. Le médiateur devra développer de nouvelles techniques pour désamorcer les conflits à distance. Il pourra utiliser des salles virtuelles séparées. Il faut avouer qu’être seul devant son écran peut déstabiliser et il convient de bien réfléchir avant d’accepter le principe d’une médiation en visioconférence.
Allons plus loin
Avec la bonne approche, la visioconférence peut devenir un outil puissant pour la résolution des conflits avec des limites à ne pas négliger. Il est utile de poser toutes les questions avant d’accepter ce mode de médiation. Pour cela, il ne faut pas hésiter à vous confier au médiateur que vous aurez choisi pour qu’il vous oriente vers la médiation qui vous convient.
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