Comment améliorer l’environnement de travail pour éviter les conflits?

Dirigeant, DRH ou manager, nous nous devons d’améliorer l’environnement de travail des collaborateurs pour éviter les conflits. En entreprise, les conflits sont des situations de désaccord, de tension ou de divergence entre des personnes ou des services qui doivent travailler ensemble. Ils peuvent avoir des causes multiples, telles que des différences de personnalité, de valeurs, de compétences, d’objectifs, de rôles, etc.
En effet nous savons que si aucune mesure n’est prise, cela peut avoir des conséquences négatives, telles que la baisse de la motivation, de la performance, de la qualité du travail, de la satisfaction, du bien-être, etc. Ils peuvent aussi entraîner des risques psychosociaux, tels que le stress, l’anxiété, la dépression, le burn-out, etc. Il est donc essentiel de prévenir et de gérer les conflits au travail en améliorant l’environnement de travail.
Voici trois pistes à suivre si l’on souhaite améliorer son environnement et éviter les conflits au travail. Ces pistes doivent vous éviter selon l’expression bien connue « d’aller droit dans le mur ».

Clarifier les attentes et les responsabilités

Une des sources principales de conflit au travail est le manque de clarté sur les attentes et les responsabilités de chacun. Pour éviter les malentendus, les frustrations et les reproches, l’équipe dirigeante doit absolument prendre le temps nécessaire pour :

• Définir et communiquer les objectifs individuels et collectifs, ainsi que les indicateurs de mesure et d’évaluation.

Des réunions hebdomadaires sont à mettre en place pour exposer les objectifs et pouvoir répondre à toutes les questions. Il faut aussi accepter que plusieurs réunions soient nécessaires afin que chacun puisse s’exprimer.

• Préciser et formaliser les rôles et les fonctions de chaque membre de l’équipe, ainsi que les relations hiérarchiques et fonctionnelles.

Afin que chacun trouve sa place dans le projet global, je conseille de formaliser par écrit le rôle de chacun. Cela permet au collaborateur de connaître sa place dans le projet et d’évacuer ses peurs, notamment la peur d’être mis sur le banc de touche.

• Établir et respecter les règles de fonctionnement et de coopération au sein de l’équipe, ainsi que les normes de qualité et de sécurité.

A ce stage, il est conseillé de nommer un chef de projet. Si cela est possible vous pouvez choisir un médiateur de projet qui va coordonner le projet.

• Adapter et réviser régulièrement les attentes et les responsabilités en fonction des besoins, des priorités et des changements.

Un projet ne se déroule jamais comme on l’avait prévu. Il y a toujours des surprises parfois bonnes parfois mauvaises. Un conseil : ajuster et communiquer. Il faut être transparent afin de rassurer les équipes. Le pire est d’imaginer, d’extrapoler sur les conséquences, par exemple, d’un retard dans le déroulement d’un projet stratégique pour l’entreprise.

Favoriser la communication et le dialogue

Une autre source fréquente de conflit au travail est le manque de communication et de dialogue entre les parties impliquées. Pour éviter les incompréhensions, les rumeurs et les conflits latents, je conseille de :

• Instaurer un climat de confiance et d’ouverture, où chacun peut exprimer ses opinions, ses besoins, ses émotions, sans crainte d’être jugé ou sanctionné.

Les séances collectives et individuelles permettent les échanges. Elles sont plus productives quand l’entreprise fait appel à un consultant extérieur. Souvent il est plus aisé de s’exprimer sans le regard d’un supérieur. Les peurs et les émotions peuvent se libérer plus facilement.

• Pratiquer l’écoute active et empathique, en accordant son attention, son intérêt et son respect à son interlocuteur.

Un dirigeant, DRH ou manager doit se former à la gestion des conflits. Dans ces formations, il sera sensibilisé aux outils comme l’écoute active ou la reformulation. Cela permet de prendre en considération les propos de chacun. Lorsque la parole se libère, des barrières tombent et chacun sait que ses attentes et besoins sont pris en compte.

• Utiliser un langage clair, précis, constructif et non violent, en évitant les termes ambigus, agressifs ou blessants.

Ayez une communication ouverte avec les collaborateurs. Les salariés doivent pouvoir s’exprimer sans crainte d’être jugé ou sanctionné. Avec cette liberté de parole respectueuse de chacun, la confiance s’installera durablement.

• Favoriser les échanges directs et réguliers entre les personnes concernées par un conflit potentiel ou avéré.

Il faut rapidement mettre en place un système où toutes les parties pourront échanger librement. Si vous sentez que le dialogue est difficile ou si ce dialogue est rompu, l’intervention d’une tierce personne s’avère nécessaire. Ayez le réflexe du médiateur, en professionnel il pourra restaurer la communication.

Résoudre les conflits de manière constructive

Une troisième source possible de conflit au travail est le manque de capacité ou de volonté à résoudre les conflits de manière constructive. Pour éviter l’escalade, la violence ou le blocage des situations conflictuelles, je recommande de :

• Reconnaître l’existence du conflit et accepter d’y faire face, plutôt que de le nier ou de le fuir.

Qui ne s’est pas dit « ça va s’arranger » et on attend. Malheureusement la situation ne s’améliore guère toute seule. Plus on attend et plus la sortie de crise sera délicate. N’attendez pas. Agissez dés que vous percevez un début de tensions.

• Identifier et analyser les causes réelles du conflit, en distinguant les faits des interprétations ou des jugements.

Au cours de cette étape, il faut prendre du recul et analyser les faits de manière objective. Il ne faut pas juger et il faut accepter les points de vue de chacun. Et surtout soyez vigilant, ne prenez pas position pour les uns ou pour les autres. La neutralité est essentielle.

• Chercher et proposer des solutions mutuellement satisfaisantes, en tenant compte des intérêts et des besoins de chacun.

L’idéal est de pouvoir réunir l’ensemble des parties. Elles doivent s’exprimer librement dans le respect mutuel. Il est également important que la solution soit trouvée entre les parties elles-mêmes.

• Trouver un accord équitable et durable, en s’engageant à le respecter et à le mettre en œuvre.

La solution émanant des parties, les engagements pris par chacun seront respectés.

Pour information

L’institut OpinionWay a développé le premier Observatoire du coût des conflits au travail pour chiffrer l’un des maux les plus insidieux au sein de l’entreprise. Il en ressort :

• Un mois de travail par an perdu en conflits au travail.
• 10+ milliards d’euros de coût salarial dissipés dans les conflits chaque mois.

Alors, appliquons sans tarder tous ces conseils pour éviter les conflits et avoir des relations harmonieuses au travail.

Conclusion

Améliorer l’environnement de travail pour éviter les conflits est un enjeu majeur pour le bon fonctionnement et la réussite d’une organisation. Les dirigeants, DRH, et managers doivent avoir une démarche proactive et participative. Une vision partagée repose sur une communication efficace, une reconnaissance mutuelle et une résolution constructive des problèmes. Cela contribue au bien-être au travail, qui est un droit fondamental pour chacun d’entre nous

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