Comment réussir un projet de transformation?
Réussir un projet de transformation nécessite de maîtriser la gestion de projet et la gestion du changement. Ces deux disciplines clés doivent être maîtrisées pour la réussite d’un projet. Il est donc essentiel de comprendre les spécificités et interdépendances entre la gestion de projet et la gestion du changement.
Que vous soyez chef de projet, responsable du changement ou dirigeant, leur complémentarité est à prendre en compte.
Objectifs communs mais approches distinctes
Bien que partageant le but ultime de réussir le changement, la gestion de projet et la gestion du changement n’adoptent pas la même orientation pour y parvenir:
La gestion de projet vise en priorité l’atteinte des résultats techniques et quantifiables définis à l’avance lors du cadrage initial du projet. On se doit de :
- Respecter le planning et ses différentes étapes clés.
- Tenir le budget alloué.
- Livrer des fonctionnalités et solutions technologiques prévues.
A l’inverse, la gestion du changement se concentre davantage sur l’appropriation et l’adoption du changement par les utilisateurs finaux via la mise en place d’actions d’accompagnement dédiées. Dans la conduite du changement, le responsable de cette conduite doit permettre la :
- compréhension et l’adhésion des enjeux et bénéfices du projet par les équipes,,
- formation aux nouveaux outils et processus,
- gestion de la résistance au changement
Chaque discipline apporte ainsi une brique indispensable à la réussite du changement, mais selon des angles différents (le technique vs l’humain).
L’aide d’un médiateur de projet possible
ll y a 2 ans, j’ai accompagné une entreprise qui devait lancer un vaste programme de transformation de son SI. L’objectif était de migrer l’ensemble des applications vers le Cloud pour plus de flexibilité et de efficacité.
Très vite, le dirigeant a constaté qu’il se heurtait à des difficultés d’adoption de la part de ses équipes. Bien que le chef de projet tenait les plannings et budgets, les utilisateurs ne se sentaient pas impliqués et formés. Résultat, les retards s’accumulaient car personne ne savait utiliser les nouveaux outils.
Ils ont fait appel à un médiateur de projet. Avec les techniques de la médiation, le médiateur a réuni tous les collaborateurs et lors de la première réunion, il s’est dégagé un consensus : il fallait renforcer la gestion du changement.
L’entreprise a alors recruté un responsable dédié, en complément du chef de projet. Grâce à des ateliers de formations et d’explications du pourquoi du projet, les collaborateurs se sont progressivement appropriés la démarche.
Le médiateur de projet a permis la collaboration entre les deux experts et a tout changé. Le planning établi par le chef de projet a pu être tenu car le responsable changement s’assurait en parallèle de l’adoption par les utilisateurs. Des comités de pilotage communs ont permis d’aligner réussite technique et appropriation humaine. Aujourd’hui, le projet est un succès.
Des outils complémentaires pour piloter efficacement projet et changement
Pour mener à bien leurs missions respectives, la gestion de projet et la gestion du changement s’appuient sur des méthodologies et outils à la fois similaires et spécifiques.
Des méthodologies complémentaires
La gestion de projet repose sur une approche cyclique en phases (initiation, planification, exécution, clôture…).
La gestion du changement adopte plutôt un cycle continu d’accompagnement des équipes selon différents paliers (sensibilisation, appropriation, pérennisation…).
Des outils communs et spécifiques
Les outils partagés sont des tableaux de bord ou encore des plans de communication, …
Il y a cependant des outils spécifiques au projet : diagramme de Gantt, registres de risques, plan de test…
Mais également des outils spécifiques au changement : analyses d’impact, baromètres d’adoption, parcours utilisateurs…
Reprenons l’exemple du projet de refonte du SI. Le chef de projet crée un Gantt pour planifier les livraisons fonctionnelles alors que le responsable du changement s’appuie sur une matrice impact/urgence pour accompagner en priorité les processus les plus impactés.
Cette complémentarité permet la réussite globale du changement.
Des experts aux contributions indispensables
L’entreprise doit s’appuyer sur des profils distincts mais tout aussi essentiels l’un que l’autre :
- Le chef de projet pilote techniquement la conduite du projet selon un planning précis.
- Le responsable du changement assure l’animation du changement et l’accompagnement des collaborateurs concernés.
La force réside dans leur travail complémentaire : le chef de projet apporte la rigueur du pilotage technique quand le responsable du changement se concentre sur l’appropriation humaine. Leur collaboration étroite est la clé du succès.
Comment puis-je vous aider ?
Bien que distinctes, la gestion de projet et la gestion du changement sont indissociables lorsqu’il s’agit de réussir des transformations organisationnelles. Leur compréhension croisée et leur alignement systématique sur les objectifs, les méthodes et les outils sont garants de la réussite pérenne des projets de transformation.
N’attendez plus pour investir dans l’avenir de votre organisation. Ensemble, relevons les défis et bâtissons un avenir prospère et harmonieux.
📑 Mes missions :
– Accompagnement des dirigeants et des équipes
– Formations
– Médiations intra/interentreprises
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