Comment appliquer les outils de la méthode KaiZen ?

Connaissez vous les principaux outils et techniques de la méthode Kaizen que vous pouvez mettre en œuvre pour optimiser les performances de votre entreprise? Approche d’amélioration continue des processus et des pratiques, cette méthode a fait ses preuves dans de nombreuses entreprises à travers le monde. Originaire du Japon, elle repose sur l’implication de tous les collaborateurs pour identifier et résoudre les problèmes de manière progressive, en s’appuyant sur un ensemble d’outils et de techniques spécifiques.

1. Le 5S : Organiser et standardiser les postes de travail

Le 5S est l’un des outils Kaizen les plus connus et les plus utilisés. Il vise à organiser et à standardiser les postes de travail, en s’appuyant sur 5 principes clés :

• Seiri (TRI) : séparer le nécessaire du superflu et éliminer ce qui n’est pas utile.
• Seiton (RANGEMENT) : ranger et organiser ce qui est nécessaire de manière logique et accessible.
• Seiso (NETTOYAGE) : maintenir les postes de travail propres et en bon état.
• Seiketsu (SATNDARTISATION) : définir et appliquer des standards pour préserver les améliorations.
• Shitsuke (RIGUEUR) : développer des habitudes de travail rigoureuses et disciplinées.

La mise en place du 5S permet de réduire les gaspillages, d’améliorer la productivité et la qualité, tout en impliquant activement les collaborateurs dans l’amélioration continue de leur environnement de travail.

2. Le PDCA : Structurer le processus d’amélioration

La roue de Deming, également connue sous le nom de cycle PDCA, est une méthode de gestion de la qualité qui a été développée par W. Edwards Deming, un statisticien et consultant en gestion.

Cette méthode – PDCA – se compose de quatre étapes :

Plan, Do, Check, Act

Planifier, Exécuter, Contrôler et Agir

Elle se base sur le principe de l’amélioration continue et aide les entreprises à s’adapter aux changements dans leur environnement.

1) Planifier (Plan).

Dans cette étape, les entreprises définissent leurs objectifs et établissent un plan pour les atteindre. Les étapes de planification comprennent la définition des objectifs, l’analyse des données et la mise en place d’un plan d’action.

2) Exécuter (Do).

Les entreprises mettent ensuite en œuvre le plan qu’elles ont élaboré lors de l’étape de planification. Les étapes de l’exécution comprennent la mise en place des processus, la formation des employés et la gestion des ressources.

3) Contrôler (Check).

Dans cette étape, les entreprises s’assurent que tout s’est bien passé, et relève tous les éléments à améliorer.

4) Agir ou ajuster (Act).

Une fois avoir contrôlé et analysé les résultats des actions mises en place, l’entreprise prend de nouvelles dispositions pour améliorer le processus. Il faut planifier, réaliser, contrôler et recommencer.

3. Les 5 pourquoi : Identifier les problèmes en profondeur

La méthode des « 5 pourquoi » est une technique d’analyse des causes racines très utilisée dans la méthode KaiZen. Elle consiste à poser successivement la question « pourquoi » pour remonter progressivement aux causes profondes d’un problème, plutôt que de se concentrer sur les symptômes.

Par exemple, si un produit est défectueux, on peut se demander :

• Pourquoi ce produit est-il défectueux ? Parce que la machine était mal réglée.

• Pourquoi la machine était-elle mal réglée ? Parce que l’opérateur n’avait pas été formé correctement.

• Pourquoi l’opérateur n’avait-il pas été formé correctement ? Parce qu’il n’y avait pas de procédure de formation en place.

• Pourquoi n’y avait-il pas de procédure de formation ? Parce que la direction n’avait pas alloué de budget pour la formation.

• Pourquoi la direction n’avait-elle pas alloué de budget pour la formation ? Parce que ce n’était pas une priorité.

Cette analyse en profondeur permet d’identifier les causes réelles du problème et de mettre en place des solutions durables.

4. Le Gemba (le terrain) : Observer et impliquer les collaborateurs

Le Gemba, qui signifie « le véritable endroit » en japonais, est un principe clé de la méthode KaiZen. Il consiste à se rendre sur le terrain, là où les processus se déroulent, pour observer directement les problèmes et impliquer les collaborateurs de première ligne dans la recherche de solutions.

Les managers passent ainsi beaucoup de temps sur le terrain, à discuter avec les équipes, à comprendre les difficultés rencontrées et à chercher des améliorations avec eux. Cette approche permet de mieux comprendre les réalités opérationnelles et de favoriser l’engagement des collaborateurs.

5. Le Poka-Yoke (anti-erreur) : Prévenir les erreurs

Le Poka-Yoke est une technique visant à concevoir des dispositifs ou des processus qui empêchent les erreurs de se produire. L’objectif est de rendre les processus plus sûrs et plus fiables, en éliminant les sources potentielles d’erreurs humaines.

Par exemple, dans une chaîne d’assemblage, on peut mettre en place des guides ou des détecteurs qui empêchent d’assembler une pièce de manière incorrecte. Ou encore, dans un processus de facturation, on peut concevoir des formulaires qui ne permettent pas de saisir des données incohérentes.

Le Poka-Yoke est un outil puissant pour améliorer la qualité et la fiabilité des processus.

6. Le Jidoka (autonomisation) : Donner de l’autonomie aux collaborateurs

Le Jidoka est un concept de la méthode KaiZen qui vise à donner aux machines et aux collaborateurs la capacité de détecter et de résoudre les problèmes par eux-mêmes, sans attendre l’intervention d’un manager.

Par exemple, dans une usine, les machines peuvent être équipées de dispositifs qui les arrêtent automatiquement en cas de dysfonctionnement. De même, les opérateurs sont formés et encouragés à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes qu’ils rencontrent.

Cela permet aux collaborateurs de réagir plus rapidement aux problèmes, de réduire les gaspillages et de développer une culture de résolution de problèmes.

7. Le Heijunka (lissage de la production) : Equilibrer la charge de travail

Le Heijunka est une technique de la méthode qui vise à réguler et à équilibrer la charge de travail. Il s’agit de lisser la production en répartissant de manière régulière les différents types de produits ou de services, plutôt que de produire en fonction des pics de demande. Cela permet de maintenir un rythme de production stable, d’optimiser l’utilisation des ressources et de réduire les stocks.

Le Heijunka s’appuie souvent sur des outils visuels, comme des tableaux de programmation, pour faciliter la planification et le suivi de la production.

Et si on travaillait ensemble ?

La méthode kaizen est une philosophie d’amélioration continue qui permet à l’entreprise d’entamer une résolution de problèmes efficace. En combinant ces différents outils et techniques, les entreprises qui adoptent cette méthode sont en mesure de mettre en place une véritable culture d’amélioration continue, impliquant l’ensemble de leurs collaborateurs.

Aussi pour que cela fonctionne, il peut être judicieux de se faire accompagner afin d’optimiser les process et d’améliorer la performance de votre entreprise.

Je vous apporte expertise et méthodes pour une conduite du changement en douceur. 

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